İNVİTRO SAĞLIK HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ

1. POLİTİKANIN AMACI 

​

İnvitro Sağlık Hizmetleri Limited Şirketi (“İnvitro Sağlık”) bu Kişisel Veri Saklama ve İmha  Politikası (“Saklama ve İmha Politikası”) ile kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması  Kanununa (“Kanun”) uygun olarak teknik ve idari korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının  ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi,  Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hükümlerinin  uygulamasını düzenlemek amacıyla çıkarılmaktadır. 

​

​

2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

 

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, İnvitro Sağlık tarafından aşağıdaki listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır: 

​

Elektronik ortamlar: 

• Sunucu Bilgisayarları 

• Firewall Cihazı 

• Görüntü Kayıt Cihazları 

• Yedekleme Diskleri  

​

Fiziksel ortamlar: 

• Birim Dolapları 

• Klasörler 

• Arşiv 

​

​

3. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, İnvitro Sağlık tarafından özellikle: 

​

• Faaliyetlerin sürdürülebilmesi,  

• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,  

• Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası, 

• İş ilişkilerinin yönetilebilmesi, 

 

amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili  mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır. 

​

Saklamayı gerektiren sebepler: 

​

• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması, b. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli olması, c. Kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kişisel verilerin işlenmesinde İnvitro Sağlık’ın meşru menfaatinin olması, 

• Kişisel verilerin İnvitro Sağlık’ın herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, e. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi, 

• Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması. 

 

Yönetmelik uyarınca; aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, İnvitro Sağlık tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir: 

​

• Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası, 

• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, 

• Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması. 

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması, 

• İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun  veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi, 

• Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim  hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette  bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması, 

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması. 

​

​

4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

 

İnvitro Sağlık, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı  olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını  sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu  kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm  tedbirler alınmış olmasına rağmen kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi  durumunda, İnvitro Sağlık bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir. 

​

4.1. Teknik Tedbirler: 

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır. 

• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır. 

• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır. 

• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri  alınmaktadır. 

• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur. 

• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları  yapılmaktadır. 

• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur. 

• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış  ve uygulamaya başlanmıştır. 

• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır. 

• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır. 

• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır. 

• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır. 

• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir. 

• Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak  gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir. 

• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir. 

• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır. 

• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır. 

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır. 

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği  sağlanmaktadır. 

• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır. 

• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır. 

• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.

• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.

• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır. 

• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir. 

• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve  uygulanmaktadır. 

• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve  KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir. 

• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır. 

• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.

• Şifreleme yapılmaktadır. 

• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi  sağlanmaktadır. 

• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır. 

​

​

4.2. İdari Tedbirler: 

​

• Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler  konusunda eğitilmektedir. 

• İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak İnvitro  Sağlık içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve  uygulanmaktadır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem  derecesi de dikkate alınır. 

• İnvitro Sağlık personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye  kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için Kanun ile öngörülen yükümlülüklere uygun  hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka  aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün İnvitro  Sağlık ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiştir.

• Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına  açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda  kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır. 

• İnvitro Sağlık tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen  sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına  ilişkin hükümler eklenmektedir. 

• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu  durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir. 

• Gerekli hallerde kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personelistihdam eder  ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında eğitimleri verir. 

• İnvitro Sağlık, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri  yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir. 

​

​

​

5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER 

​

İnvitro Sağlık ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren  sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine  kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde  silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır. İnvitro Sağlık tarafından kişisel verilerin  imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir.  Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim  yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır. 

​

İnvitro Sağlık kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği  ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir: 

​

5.1. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkinYöntemler

5.1.1. Kişisel Verilerin Silinmesi 

​

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar  kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi yöntemi olarak İnvitro Sağlık aşağıdaki  yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir: 

​

• Kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak, kesilerek  veya silinerek işlem uygulanacaktır. 

• Merkezi dosyada yer alan ofis dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan  kaldırılacaktır. 

• Veri tabanlarında bulunan kişisel bilgilerin bulunduğu satırlar yahut sütunlar ‘Delete’ komutu ile silinecektir. 

​

Gerekli olduğu zaman bir uzman tarafından yardım alınarak güvenli olarak silinecektir.

​

 

5.1.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

​

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri  getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. 

​

• Fiziksel Yok Etme 

• Kâğıt İmha Makinesi ile Yok Etme 

• De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel  cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir. 

​

​

5.1.3. Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi 

​

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir  surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade  eder. İnvitro Sağlık kişisel verileri anonim hale getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya  birkaçını kullanabilir: 

​

• Maskeleme (Masking): Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti  içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.  

​

• Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri  satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir. 

​

• Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir  kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi  anonimleştirmeyi sağlamaktadır.  

​

• Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik  oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi  sağlanmaktadır. Örneğin: doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi, açık adres yerine ikamet  edilen bölgenin belirtilmesi. 

​

• Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu  bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar  eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri  grubunda (+/-) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve  veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır. 

​

Kanun’un 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama  ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin  açık rızası aranmayacaktır. 

​

İnvitro Sağlık kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar  alabilecek ve seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi de serbestçe belirleyebilecektir. Ayrıca  Yönetmelik’in 13. maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin  silinmesi, yok edilmesi yahut anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili  kategoride kullanılacak yöntemler konusunda İnvitro Sağlık serbesti içinde olacaktır. 

​

​

6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 

​

İnvitro Sağlık, kişisel verileri işlendikleri amaç için EK-1’de belirtilen süreler boyunca saklar. 

​

Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet  edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler EK-1’deki tabloda yer alan kişisel  verilerin tutulması için azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; İnvitro Sağlık’ın veri kategorileri  ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda  yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan  zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir. 

​

Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya  çıktığı durumda İnvitro Sağlık bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok  eder veya anonim hale getirir. 

​

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt  altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle  saklanır. 

​

​

7. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ 

​

Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre,  Kurumda her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Söz konusu  sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD,  disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir. 

​

​

8. PERSONEL 

​

Kanun kapsamında İnvitro Sağlık veri sorumlusu sıfatıyla; Yönetmelik’in 11. maddesinin 1. fıkrasına  dayanarak, Kanunun veri saklama ve imha süreci uygulanması bakımından yükümlülükleri yerine  getirilecek personelin unvanları, birimleri ve görev tanımları Saklama ve İmha Politikası EK-2’de yer  alan tablo ile belirlenmiştir. 

​

Sınırları belirlenmiş bu kişiler Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve Türk Ceza Kanunu kapsamında kendi yetki sınırları içinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden sorumludur. Özellikle  Kollukta, Savcılıklarda, kamu kurumlarında ve mahkemelerde İnvitro Sağlık’ı temsil etme ile ifade  vermeye yetkili olarak İnvitro Sağlık Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı seçilmiştir. Her bir  departman sorumlusu, departmanlardaki ilgili kullanıcıların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde  hazırlanan Saklama ve İmha Politikası ve Kişisel Veri Politikası’na uygun davranıp davranmadığını  denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman sorumluları belirtilen periyodik imha sürelerinde işbu  Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri İnvitro Sağlık Kişisel Verileri  Koruma Komitesi Başkanı’na raporlayacaktır. Bu raporlar için yapılan çalışma sonuçlarında çıkan karar uygulamaya konulacaktır. 

​

​

9. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA 

Saklama ve İmha Politikası’nın değiştirilmesi, yürürlükten kaldırılması halinde yeni düzenleme İnvitro  Sağlık internet sitesinden ilan edilecektir.

​

​

10.YÜRÜRLÜK 

​

Bu Saklama ve İmha Politikası yayımlandığı tarihinde yürürlüğe girer. 

​

EKLER 

​

EK 1-Veri Saklama ve İmha Süreleri 

EK 2-Kişisel Veri Saklama ve İmha Sürecinde Yer Alan Personelin Unvanları, Birimleri ve Görev  Tanımları 

EK 3- Kişisel Verileri Koruma Komitesi İç Yönergesi 

​

​

EK-1 Veri Saklama ve İmha Süreleri

​